Il web, lo sappiamo, è pieno di tool gratis che possono dare un aiuto concreto nella gestione della vostra startup, sia che siate agli inizi che in una fase di sustained growth. Ma come orientarsi e scegliere gli strumenti più adatti e che fanno al caso vostro?

Qualche post fa avevamo parlato di come presentarsi e presentare al meglio i propri progetti, le proprie attività, le proprie idee, questa volta ci focalizziamo più sul cuore di una startup, sul suo interno o per meglio dire sulla sua organizzazione.

Gestire il lavoro, mandare avanti dei processi e, allo stesso tempo, tracciare come sta procedendo quell’aspetto del progetto, chi sta facendo cosa e come lo sta portando avanti, è infatti molto importante e, presi dalle urgenze quotidiane, può capitare di “perdersi pezzi”.  O, cosa ancor peggiore, dimenticare qual è l’obiettivo di quella determinata attività e dove ci dovrebbe portare.

Ecco, dunque, alcuni tool per il project management, tutti gratuiti o quasi.

Ganttic


Gantic tool project management

Il nome – che richiama il diagramma di Gantt – non è stato scelto a caso: questo strumento vi permette di mantenere i propri progetti sempre sincronizzati e al sicuro, di controllare i dati che vengono immessi e lavorare in qualunque posto vi troviate.
Ma non finisce qui: tra le sue caratteristiche c’è quella di potere taggare le risorse con cui state lavorando in modo da avere subito il quadro generale di come sono impiegate o di raggrupparle usando dei campi personali e visibili solo a chi li ha creati. Ganttic consente, inoltre, di verificare quando una persona è disponibile o per quanto tempo sarà impiegata in un determinato progetto.

E se al progetto si aggiungono altre persone o quelle che ci stavano lavorando sono momentaneamente impegnate su altri?  Nessun problema: con il sistema drag & drop è facile spostare le varie “caselle” e tracciare al volo chi è disponibile.
Cosa non da poco: Ganttic si può sincronizzare con Google Calendar e può essere utilizzato anche con un sistema di permessi per decidere chi può modificare i progetti o può solo consultarli. Inoltre, come avviene per Google Docs, c'è la possibilità di chattare all'interno di un progetto.

Gratuito per team fino a 10 risorse con progetti e task illimitati, prevede dei piani pro a disposizione di team più grandi e un supporto dedicato.

Trello


Trello tool project management

Forse lo conoscete già o forse no, fatto sta che Trello è uno dei tool più utilizzati per la gestione dei progetti grazie anche a un’interfaccia gradevole e intuitiva che richiama le liste che tutti siamo un po’ abituati a fare.

Il primo passo, dopo essersi registrati, è quello di creare delle board con i nomi dei progetti o delle attività di progetto. All’interno di ogni board vanno poi inserite le card, visibili come elenco espandibile, al cui interno potete inserire le varie attività, le persone che le svolgeranno, scrivere dei commenti su come si sta procedendo e decidere se lasciarli privati o renderli visibili ai membri del team.

Si possono poi creare delle checklist che consentono di verificare man mano l’andamento del progetto, depennare ciò che è stato fatto e aggiungere, se necessario, ulteriori task.

La versione gratuita consente di fare tutto questo in maniera illimitata e di allegare file fino a 10 mega.
Trello è anche un’app, ben fatta, che riproduce in tutto e per tutto la versione desktop, disponibile per iOS, Android e Windows Phone.

 

Asana


Asana project management tool

Considerato da molti l’evoluzione di Trello, Asana è un tool che permette di gestire contemporaneamente il proprio tempo, il team e pianificare i progetti.

Quanto al time management, interessante è la funzione “My task” che, come si intuisce, dà la possibilità di registrare le proprie attività, visibili sia in modalità calendario (come il più conosciuto Google Calendar) che come lista in cui le varie attività vengono ordinate per scadenza. Un’evoluzione digital, insomma, della classica “to do list”.
E se per quel giorno non ci si connette ad Asana? Poco male: i task possono essere inviati via mail come reminder.

Per la gestione del team, Asana prende alcune caratteristiche dei due tool precedenti: consente di assegnare i task, con la “due date” e – cosa importante  – di sistemarli per ordine di priorità (grazie all’opzione "favourite") oltre a monitorare e tracciare il lavoro svolto.

Per il project management è prevista la funzione “project” che dà modo di controllare tutto l’iter di un progetto, da quando è stato avviato fino a quando si è concluso. Giornalmente, poi, grazie a dei grafici, è possibile visualizzarne l’andamento, il numero dei task assegnati e quelli già portati a termine.

Nella versione base, Asana offre tutto quello che abbiamo detto mentre con la versione Premium si possono avere membership illimitate,  esportare i dati e creare più team (con la versione gratis è possibile crearne uno solo). Anche Asana, come Trello, è in versione app (iOS, Android e Windows Phone).

 

Timeneye


Timeneye tool project management

Last but not least, quanto tempo impiegate davvero a fare la presentazione di un prodotto? E quanto a parlare di voi stessi e della vostra attività? Avete mai provato a cronometravi?
Timeneye - che è anche un'app (iOS, Android e Windows) - vi aiuta a misurare seriamente le vostre performance: basta far partire il contatore, salvare il tempo che avete impiegato e tenere traccia in futuro per vedere i vostri miglioramenti.

Per dirla con Galileo Galilei "Misura ciò che è misurabile, e rendi misurabile ciò che non lo è".